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第九条物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准采购权限的人员签字批准，再交采购员进行采购。
无物资请购单的物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。
第十条公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集中行使，未经本单位负责人批准和物资管理部门授权，其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。
第十一条公司总部、各分公司的物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要约，各单位要明确制定签订合同的权限，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。
采购每项物资，应确定最佳的供应来源。
对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
第十二条公司总部、各分公司的物资采购由物资管理部门集中办理，特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权，可由物资使用部门自行采购所需物资。
第十三条采购物资到货后，要及时组织物资管理员进行入库前的清点验收，精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣，验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据。
物资验收入库后，才能与供货方结清货款，财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。
第十四条按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同复印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交公司财务部门办理预付货款业务。
第十五条货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，由采购员填写付款通知书并经有权批准物资采购的人员签字批准后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理付款业务；货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经本单位有权批准物资采购的人员签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。
采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”
。
第十六条物资采购除购置固定资产可不必取得增值税发票或向农民收购的产品不能够取得增值税发票外，其他管理或办公过程中使用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购必须取得增值税发票方可报销。
第十七条物资采购完毕并取得增值税发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况按以下规定办理：
（一）采购后在未付款的并且未做账务处理的情况下，须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作，属于销售折让的，采购员应从销售方重新取得折让后的增值税发票。
（二）采购后已付货款或者货款未付但已做账务处理，发票联及抵扣联无法退还的情况下，由公司财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联系开具进货退出证明单或索取折让证明单，由采购员送交销售方，并取得销售方开具的红字发票，再转交财务部门进行账务处理，属于采购物资退回的，由采购员与对方协商实物处理退回工作。
第四节检查与监督
第十八条本公司由内部审计人员对采购与付款业务行使检查监督权。
第十九条对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：
（一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。
（二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行为。
（三）物资采购合同的订立情况，合同要约是否完整、规范、合法有效。
（四）物资采购专属权的执行情况。
重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权。
（五）付款环节的控制。
重点检查付款通知书填写是否完整，审批手续是否正确有效，是否凭付款通知书支付购货款。
第二十条内部审计人员对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。
第二十一条本制度由公布之日起生效，公司董事会负责解释。
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