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第一 行政应用文概述(第5页)

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印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。

印发机关左空1字,印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。

有的发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门,也可标识发文机关。

(二十二)版记中的反线

版记中各要素之间构加一条反线,宽度同版心。

(二十三)其他要素

翻印其他机关的公文时,需在印发机关和印发时间下加一栏,即翻印机关和翻印时间,排版方法同印发机关和印发时间。

如需标明共印份数,应在印发机关和印发时间下一行居右顶格排。

四、特定格式的公文

99新国标中除规定了通用的平行文或下行文、上行文外,还规定了三种在行政机关的日常事务中常常用到的特定格式的公文:信函式公文、命令(令)公文、会议纪要。

下面主要介绍信函式公文的格式。

在制发机关公文的实践中,常常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”

二字的“信函式”

公文,用于处理日常事务的平行文或下行文,而且使用频率很高。

这种公文除了不标识签发人以外,其他各要素均与“文件式”

公文相同。

详细格式如下:

1.发文机关名称后不加“文件”

二字,这时的发文机关名称一般不用简称,如国务院这种“信函式”

公文,机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”

,而不像“文件式”

公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”

2.在发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线,在距下页边印一条上细下粗的文武线,线的长度与版心一致,为156mm,首页不加页码。

3.“信函式”

公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在版心以上页眉中,标识方法为份数序号居左顶格,密级、紧急程度居右顶格。

4.版记中无印发单位和印发时间栏,版记各要素之间不加反线。

5.发文字号放在武文线下一行右上角顶格。

其他各要素的标识方法均同“文件式”

公文格式。

五、行政应用文的写作要点

1.在内容上,要同制文机关的职权范围相一致,不可超越本机关的职权;要充分体现党和国家的方针、政策和法律要求;符合公务活动的客观规律;材料、情况要真实,观点要统一,重点内容要突出,合乎保密的要求。

2.在辞章上,结构要合理,层次要清楚;遣词用句要准确,语言要庄重、平实;论理要合乎逻辑,用语要符合语法。

3.在形式上,要符合党和国家规定的公文体式(如公文名称、格式、行文关系等),不可自造一套;坚持一文一事制度;正确地使用汉字和标点符号,使用数目字、简称用语等要规范化,不能随心所欲地另行一套;篇幅要简短,力求言简意赅。

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