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（一）首部
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
（二）正文
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三）结尾
一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
四、函的写作要点
1.行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
2.发文迅速、及时，以保证公务等活动的正常进行。
【例文1】
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、工业部、经贸部、纺织部、技术监督局：
为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
（略）
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
（略）
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
（略）
四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
（略）
上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。
一九九三年一月三日
【例文2】
关于为人大研究生班学员联系住宿问题的函
×校函〔2004〕10号××大学校长办公室：
最近，我校与中国人民大学联合，在我校举办法律在职研究生课程进修班，学员除我校部分教师外，还有20名来自外地的学员。
由于我校招待所已改建为学生宿舍，这20名外地学员面授期间（每学期一个月）的住宿问题无法解决。
而缺少了这20名学员，该班则无法举办。
为此，我们希望与贵校商洽，帮助我校解决20名外地学员面授期间的住宿问题。
请予以协助，并早函复。
××公安高等专科学校（印章）
二○○四年十月二十一日
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