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如怕遗漏，可拟出通话要点，理顺说话的顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。
打电话之前，要核对所打电话号码，以免打错，同时要调整好自己的情绪。
电话拨通后，应先向对方问候“您好！”
接着问：“您是×××单位吗？”
得到明确答复后，再报自己单位和姓名，然后报出受话人姓名。
如受话人不在，可请人转告，或过一会儿再打。
如拨错号码，应向对方表示歉意。
说话要直言主题，简明扼要，长话短说，不要丢三落四。
有的人爱煲电话粥，要知道这是不礼貌的，尤其是晚上。
因此，打电话之前一定要先拟好要点，以免惹人讨厌。
2．接电话的礼节
（1）及时接听
电话铃响后应马上接听。
电话铃响后应遵循“铃响不过三声”
的原则，不能耽搁。
接电话时态度应当谦和，最好是双手捧起话筒以站立的姿势面带微笑地与对方通话。
并备好电话记录本和笔，准备做通话记录。
拿起听筒后，应先说一句礼貌语：“您好！”
或“早上好”
，再报自己的单位或姓名，然后问对方找谁，切忌只问不答或与旁人说笑。
如遇紧急情况要暂停通话时，应致歉并说明原因。
如果自己不是受话人，应热情传呼，不能把听筒一丢，就大叫“张三电话”
，这对发话人和受话人都是失礼的。
应热情告诉对方：“请稍候，他马上就来。”
如果找的人不在，则要重新拿起话筒，询问对方是否需要转告，并记下对方的电话号码和姓名，不可表现出冷淡或厌烦，不能让对方久等，或一挂了之。
如接到别人打错的电话时，应以礼相待，并耐心听清对方要找什么单位、什么人，尽可能为对方提供所要的电话号码，不可指责、辱骂对方。
（2）最好不用免提
作为一个女性你冲着免提电话大声说话，这不仅影响形象而且是很不礼貌的。
如果必须使用免提电话，则须遵循如下礼规：一是不要在对话的一开始就使用免提电话。
二是要使用免提电话时，要先征询对方意见，并解释原因，如说：“张三、李四将和我们一起完成这个项目。
所以我希望他们也听听我们的对话”
。
三是介绍在场的每个人。
四是一次只能一个人讲话，而且应靠近电话机。
每个人讲话时先自我介绍，如中途离开换人讲话，要打招呼。
总之，免提电话只在需要时使用，平时则要慎用。
另外，还要注意不同国家接电话时的不同询问方式。
中国人一般问：“喂，你找谁？”
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